Mange låsesystemer ødelægges allerede den første gang der udleveres nøgler! Årsagen er, at nøglerne udleveres uden at der kvitteres for dem, eller føres en liste over hvem de enkelte nøgler udleveres til.

Hos Medeco mener vi, at nøglerne er den vigtigste del af sikkerheden i et låsesystem, fordi det er dem der giver adgang til det du gerne vil beskytte. Derfor er kontrollen med nøglerne yderst vigtig.

Du har hos os mulighed for at få en systemmappe med en række nyttige formularer til at holde styr på dine nøgler og dit låsesystem, så du kan opretholde en høj sikkerhed i låsesystemet gennem mange år:

Kvitteringsregler

Formularen “Kvitteringsregler” er en oplysningsseddel til de personer du udleverer nøgler til. På formularen står der hvad man må og ikke må med nøglerne, og hvordan de skal behandles. Meningen med formularen er, at den person der skal modtage en nøgle, læser sedlen igennem inden han/hun kvitterer for modtagelsen, så vilkårene for udleveringen er klare.

Nøglekontrolkort

Nøglekontrolkortet er den centrale formular i den daglige administration af nøglerne. Her påføres hvem der får udleveret hvilke nøgler, hvornår det er sket, og hvem der udleverede nøglerne. Der er plads til at modtageren kan kvittere for modtagelsen, så der ikke senere opstår diskussion om hvor mange eller hvilke nøgler vedkommende fik udleveret.

Når nøglen afleveres igen, er der plads til at der kan kvitteres for returneringen, og der kan angives på hvilken linie man skriver nøglen ind på igen, så den er klar til næste gang den skal udleveres.

Ved korrekt brug af nøglekontrolkortet, kan der aldrig opstå diskussion om hvilke nøgler der blev udleveret, og om de blev returneret igen.

Midlertidig udlån

Formularen “Midlertidig udlån” er beregnet til udlån af nøgler i en begrænset periode, f.eks. til håndværkere, der har brug for nøglen i nogle få dage. På formularen er der plads til at skrive hvilken nøgle der blev udleveret, hvornår den skal afleveres, og hvem der skal kontaktes, hvis aflevering ikke kan finde sted som planlagt. Formularen er på den måde en hjælp til dig selv, og til den der låner nøglen. Formularen er i duplikat, så der er en original til dig, og en kopi til låneren.

K4 Nøglerekvisition

Nøglerekvisitionen gør det let for dig at genbestille nøgler, da dit systemnummer og systemnavn er fortrykt på formularen. På nøglerekvisitionen er der også plads til at genbestille de formularer du er ved at løbe tør for.

I feltet “mærkning” skriver du mærkningen på den nøgle du vil genbestille. Mærkningen finder du på nøglen, til venstre umiddelbart over systemnummeret. Husk at anføre hvor mange nøgle du vil have, I feltet “antal”. I feltet “fortløbende nummer” kan du skrive de fortløbende numre du mener nøglerne skal have. Dette er dog ikke strengt nødvendigt, da Medeco fører en streng kontrol med nummereringen, og selv påfører de rigtige numre.

Alle nøglerekvisitioner er individuelt nummererede og i triplikat. Når du afsender din bestilling, beholder du selv den bagerste kopi (indsættes på bagerste faneblad “Kopier af nøglerekvisitioner”), så du selv kan se hvilken ordre du har sendt afsted. Originalen og midterste kopi sender du til Medeco i en af de fortrykte kuverter der ligger bag næste faneblad. Husk at vedlægge ID-kortet, der sidder sammen med kuverterne, da det fungerer som et ekstra sikkerhedselement i nøglebestillingen.

Når du modtager nøglerne retur med anbefalet post eller bud, vil den midterste kopi af nøglerekvisitionen være vedhæftet, så du kan se hvilke nøgler der ligger i den forseglede pose. Dette er især en fordel, hvis du arbejder i en stor organisation, eller hvis du afsender mange nøgleordrer.

K5 Kuverter og ID-kort

Bag nøglerekvisitionerne finder du fortrykte kuverter og det vigtige ID-kort. Kuverterne er ment som en hjælp til dig, så du ikke skal skrive vores adresse, hver gang du skal sende en ordre afsted. Du skal dog huske at frankere kuverten selv!

Husk at vedlægge ID-kortet med alle nøgleordrer, da vi bruger det som et ekstra sikkerhedscheck, og hjælp til forsendelse af de bestilte nøgler. Du vil altid modtage ID-kortet retur med de bestilte nøgler.

ID-kortet sidder på et stykke pap, der passer lige ned i kuverten. Du behøver derfor ikke tage ID-kortet af pappet, for at sende det til os.

K6 Underskriftsformular

Underskriftsformularen viser hvem der er berettiget til at bestille nøgler til systemet. I din mappe vil der være en kopi af den formular, Medeco har i sit arkiv. Dog vil du ikke kunne se underskrifterne, da mappen ellers kunne misbruges hvis den blev stjålet. Der vil også være et tomt underskriftsbilag, hvis der senere skal laves ændringer i underskriftsforholdende.

Hvis du indsender et nyt underskriftsbilag, skal det altid være underskrevet af mindst en af de tidligere underskriftsberettigede. Hvis ikke, skal der foreligge anden retslig gyldig dokumentation for ændringen i underskriftsforholdende.

Da underskriftsbilaget er kritisk for sikkerheden i systemet, er det vigtigt at det er udfyldt korrekt, og af de rigtige personer. Derfor vil du måske opleve, at vi er lidt krakilske med underskriftsforholdende. Vi gør det ikke for at irritere dig, men blot for at sikre en høj sikkerhed i hele systemets levetid.

Husk, at du altid kan ringe til os, hvis du er I tvivl om hvordan det skal udfyldes, eller hvilken form for dokumentation du evt. skal vedlægge.

Husk også at bestille flere underskriftsbilag, hvis du bruger det tomme underskriftsbilag til at ændre på underskriftsforholdende.

K8 Overdragelseserklæring

Hvis du fraflytter de lokaler hvor låsesystemet er monteret, og ikke tager det med dig, kan du overdrage systemet til den nye indehaver med denne formular.

Overdragelseserklæringen skal som regel følges af et nyt underskriftsbilag fra den nye indehaver. Dette vil automatisk medføre udstedelsen af et nyt ID-kort med næste nøgleordre, og vil annulere alle tidligere underskriftsberettigede.